Kasutusjuhend

Ostutellimuse info

Kui tellid materjale tarnijalt, siis sisesta MRPeasy-sse uus ostutellimus, et tellimuse seisu jälgida.

Ostutellimuses on võimalik:

  • jälgida tellimuse hetkeseisu,
  • saata ja printida dokumente,
  • raporteerida täielikku või osalist kaupade saabumist,
  • muuta, kustutada, või lisada uusi ridasid,
  • planeerida erinev saabumise kuupäev igale reale,
  • saata allhankijatele materjale,
  • salvestada arveid ja makseid,
  • jagada lisakulud (nt tarnekulud) tellitud kaupade vahel,
  • manustada faile ja dokumente.

Mine teemale:

  1. Kuidas jälgida ostutellimuse staatust?
  2. Kuidas automaatselt eeltäita ostutellimuse väljasid?
  3. Kuidas saata hinnapäring tarnijale?
  4. Kuidas saata ostutellimus oma tarnijale?
  5. Kuidas sisestada ostuarveid?
  6. Kuidas muuta ostutellimuse PDFi?
  7. Kuidas täielikult või osaliselt kaupu vastu võtta?
  8. Kuidas arvestada lisakulusid, soodustusi, maksusid?
  9. Kuidas sisestada erinevate kuupäevadega tarnegraafik?
  10. Kuidas sisestada partii- ja seerianumbreid?
  11. Kuidas jälgida kaupade eest maksmist?
  12. Kuidas saata ostutellimus teises valuutas?
  13. Kuidas saata allhankijatele materjali?
  14. Kuidas importida ostutellimus?
  15. Kuidas kinnitada ostutellimus?

Ostutellimuse staatus

Tellimuse staatuse jälgimine:

  1. Uue ostutellimuse staatus on alati Uus.
  2. Sisesta Ostutellimuse kuupäev ja staatus muutub Tellitud.
  3. Sisesta Saatmise kuupäev ja staatus muutub Saadetud.
  4. Sisesta Saabumise kuupäev, ja kui kõik tooted on vastu võetud, staatus muutub Saadud.

Automaatne ostutellimuse info eeltäitmine

Kui Ostutingimused on artiklile sisestatud, siis tarkvara täidab:

  • tarnija info,
  • artikli hinna,
  • oodatud kuupäeva,
  • tarnija kaubakoodi,
  • ja teha tarnija mõõtühiku teisenduse.

Kui artiklil on ainult üks Ostutingimus, siis ostuhinda uuendatakse automaatselt iga kord kui seda tellid. Seda saab välja lülitada osas Seaded -> Süsteemi seaded -> Programmi seaded -> Uuenda ostutingimused ostutellimuselt.

Hinnapäringu saatmine ja printimine

Hinnapäringuid on võimalik kahte moodi luua - koos kaubapartiidega ja ilma.

Niikaua kuni ostutellimus on staatuses RFQ ei looda kaupadele kaubapartiisid, seega neid ei oodata lattu ega neid ei ole võimalik broneerida.

Hinnapäring ilma kaubapartiideta

Tarnijale hinnapäringu saatimine, ilma et kaubapartiid luuakse:

  1. Loo uus ostutellimus staatusega RFQ ja salvesta see.
  2. Vajuta Saada hinnapäring nuppu, et avada oma e-posti programm koos eeltäidetud kirjaga.
    Või vajuta RFQ nuppu, et see alla laadida.

Kui hinnapäring saadetakse korraga mitmele tarnijale, siis loo hinnpäring, saada see esimesele tarnijale, ja seejärel kopeeri see, et luua järgmisele tarnijale hinnapäring.

Hinnapäringu ostutellimuseks vormistamine, nii et luuakse kaubapartiid:

  1. Vali staatus Uus ostutellimus või sisesta Ostutellimuse kuupäev.
  2. Salvesta.

Hinnapäring kaubapartiidega

Tarnijale hinnapäringu saatmine, nii et luuakse kaubapartiid:

  1. Loo uus ostutellimus staatusega Uus ostutellimus ja salvesta see.
  2. Vajuta Saada hinnapäring nuppu, et avada oma emaliprogramm koos eeltäidetud kirjaga.
    Või vajuta RFQ nuppu, et see alla laadida.

Ostutellimuse saatmine, ostutellimuse PDFi printimine

Ostutellimuse saatmine tarnijale:

  1. Loo uus Ostutellimus ja Salvesta.
  2. Vajuta Saada ostutellimus, et avada meiliprogramm eeltäidetud meiliga.
    Või vajuta Tarnija PDF, et PDF alla laadida.

Ostutellimusi saab printida kahes versioonis:

  1. PDF tarnijale, mis on tarnijale saatmiseks, sisaldab firma logo ja andmeid.
  2. PDF, mis on firmasiseseks kasutamiseks.

Tarnija PDFi sisu, paigutust ja jaluseid saab muuta osas Seaded -> Süsteemi seaded -> PDF redaktor -> Paigutus:Arve.

Osaliselt või täielikult saabunud ostutellimuse raporteerimine

Tellitud kauba vastu võtmine:

Töövool A. Kui üks ostutellimus võrdub ühe arvega:

  1. Ava ostutellimus.
  2. Kui mõni artikkel saabus osaliselt, sisesta saadud kogus lahtrisse Oodatud kogus.
    Kui mõnda kaupa ei tulnud üldse, kustuta kogused väljas Oodatud kogus.
  3. Sisesta Saabumise kuupäev.
  4. Salvesta.

Töövool B. Kui mitu arvet ühele ostutellimusele on sisse lülitatud:

  1. Ava ostutellimus.
  2. Sisesta arve sektsioonis "Arved".
  3. Salvesta.

Kättesaamise kinnituse saatmine:

  1. Ava Ostutellimus või Ostuarve.
  2. Vajuta Saada kinnitus, et avada meiliprogramm eeltäidetud meiliga.
    Või vajuta Kättesaamise kinnitus, et PDF alla laadida.

Kui osaline tarne raporteeritakse:

  • Vastuvõetud kogus võetakse lattu.
  • Kogusele, mis ei ole veel saabunud, luuakse uus rida.

Kauba vastuvõtu tagasi võtmine

Töövool A. Kui üks ostutellimus võrdub ühe arvega:

  1. Ava ostutellimus ja leia rida, mille vastuvõtu soovid tagasi võtta.
  2. Vajuta Sihtpartii peale, mille vastuvõttu soovid tagasi võtta.
  3. Muuda kaubapartii staatuseks "Plaanitud".
  4. Salvesta kaubapartii muudatused.
  5. Vajuta Tagasi.
  6. Tühjenda ostutellimuse Saabumise kuupäev.
  7. Salvesta.

Töövool B. Kui mitu arvet ühele ostutellimusele on sisse lülitatud:

  1. Ava ostutellimus.
  2. Ava vastav arve sektsioonis "Arved".
  3. Kustuta rida, mille vastuvõtu soovid tagasi võtta.
  4. Salvesta.

Soovitatavad laotöötaja ligipääsuõigused

Kui vastuvõtu raporteerimisega tegeleb laotöötaja, siis soovitame tema ligipääsuõigusi piirata järgnevalt (osas Seaded -> Personal):

  • Anda ainult Loe ja Uuenda õigused osale Ostud -> Ostutingimused.
  • Peita hinnad moodulis "Ostud".

Ostuarved

Vaikimisi seadistuses üks ostutellimus võrdub ühe ostuarvega:

  1. Sisesta ostutellimusele tarnija the Ostuarve number.
  2. Sisesta tehtud maksed osas Maksed.
  3. Lisaks võib ostuarve faili manustada ostutellimusele.

Mitme arve sisestamiseks ühele ostutellimusele tuleb sisse lülitada Seaded -> Süsteemi seaded -> Programmi seaded -> Mitu arvet ostutellimuse kohta: Jah.

Mitme ostuarve sisestamiseks:

  1. Sisesta ostuarved ostutellimuse osas Arved..
  2. Iga arve vastab ühele kaupade vastuvõtuaktile - arvel olevad kaubad võetakse lattu arve salvestamisel.

Lisakulud, allahindlused, maksud

Lisakulude lisamine:

  • Transpordi- või muud kulu saab lisada lahtrisse Maksustatavad lisakulud ja  Lisakulud.
  • Lisakulud jagatakse partiide vahel proportsionaalselt partii hinnale. (Lisakulu artikli kohta = Artikli hind / Ostutellimuse hind * Lisakulud)

Allahindlusete lisamine:

  • Kui kogu ostutellimusele on antud allahindlus, siis seda saab sisestada välja Hinnaalandus. See lisatakse igale artiklile.
  • Kui allahindlus on konkreetsele artiklile, siis palun muuda selle artikli hinda tellimusel.

Maksude lisamine:

  • Maksuprotsendi saab lisada KM välja.
  • Maksu abil leitakse ostutellimuse koguhind ja kuvatakse korrektne rahavoogude raport.
  • Maksu ei arvestata artiklite omahinna arvutamisel.

Erinevad tarnekuupäevad ühel ostutellimusel

Ühel ostutellimusega võib tellida kaupasid erinevateks tarnetähtaegadeks. Erinevate Tarnetähtaegade sisestamine:

  1. Erineva tarnete artiklitele loo oma read.
  2. Määra igale reale Tarnetähtaeg, millal see peaks saabuma.

Kaupade individuaalsed tarnetähtajad trükitakse ostutellimuse PDFile ainult juhul, kui need erinevad ostutellimuse enda tarnetähtajast.

Partiinumbrid, seerianumbrid

MRPeasy loob automaatselt unikaalsed partiinumbrid ostetavale kauba jälgimiseks. Kaubapartii koodi muutmine:

  1. Ava Ostutellimus.
  2. Vajuta artikli real Sihtpartii lingile.
  3. Muuda kaubapartii Number.

Ostetavale kauba seerianumbri sisestamine:

  1. Ava Ostutellimus.
  2. Vajuta artikli real Sihtpartii lingile.
  3. Osas Seerianumbrid vajuta Lisa Lisa nuppu.
  4. Lisa seerianumbrid:
    - ükshaaval, trükkides või ribakoodi skaneerides.
    - kõik korraga, kui kopeerid need Notepadi või Exceli failist ning kleepida kõige esimese seerianumbri väljas. Programm paigutab sel juhul kõik numbrid eraldi väljadesse.

Selleks, et seerianumbreid kasutada:

  • Seerianumbrite funktsionaalsus peab olema sisse lülitatud, Seaded -> Süsteemi seaded -> Professionaalpaketi seaded -> Seerianumbrid: Jah.
  • Valik Seerianumbrid peab olema linnukesega märgitud artikli andmetes, Ladu -> Artiklid.

Maksed, ostutellimuse maksmise staatus

Maksete salvestamine ostutellimusele:

  1. Ava Ostutellimus,
    või Ostuarve (kui mitu arvet ühele ostutellimuse kohta on sisse lülitatud).
  2. Liigu leheküljel alla osasse Maksed.
  3. Vajuta Lisa Lisa nuppu, et lisada uus makse.

Maksete kogusumma järgi määratakse ostutellimuse maksmise staatus: Maksmata, Makstud osaliselt, Makstud.

Ostutellimuse valuuta

Ostutellimuse loomine mõnes teises valuutas:

  1. Loo uus Ostutellimus.
  2. Vali Valuuta.
  3. Salvesta.

Pärast salvestamist ei ole võimalik selle tellimuse valuutat muuta.

Ostutellimus saab olla iga valuutas, mis on enne sisestatud osas Seaded -> Süsteemi seaded -> Lisavaluutad.

Allhankijatele materjali saatmine

Kui saadad allhankijatele materjale, siis toimub materjalide saatmine allhankijale järgnevalt:

  1. Loo uus Ostutellimus.
  2. Lisa tooted ostutellimusele.
  3. Salvesta.
  4. Vajuta Broneeri materjalid.
    Kui funktsioon Mitu ladu ja tootmisüksust on sisse lülitatud, siis tarkvara küsib millisest laost materjalid broneeritakse.
    Saadavalolevad materjalid broneeritakse sellele tellimusele (FIFO või FEFO põhimõttel) vastavalt toodete spetsifikatsioonidele.
  5. Loo tarnedokumendid vajutades Lisa Lisa nupule ostutellimuse osas Tarned.
  6. Raporteeri materjalide laost korjamine avades selle Tarne ostutellimuse alt või osast Ladu -> Tarned:
    - ühe rea kaupa, vajutades Võta peale Võta peale nuppu iga materjali real.
    - kõik korraga, vajutades Võta kogu kaup peale.

Selle funktsionaalsuse kasutamiseks:

Impordi CSV-failist

Uut ostutellimust luues saab tellitavate artiklite nimekirja importida CSV-failist. Fail ei tohi olla pikem kui 100 rida, ning võib sisaldada järgnevaid veerge:

  • Artikli kood – ostetava artikli kood. See veerg on kohustuslik.
  • Kogus – tellitava kauba kogus.
  • Hind – Ühe tüki hind.
  • Vaba tekst – Vabas vormis tekst, mis kuvatakse artikli all.

Muu ostutellimuse informatsioon tuleb lisada käsitsi enne importimist.